El módulo de Gestión de Ausencias y Sustituciones puede ser utilizado sólo para el tratamiento estadístico de ausencias y sustituciones, incluyendo, naturalmente, listados y consultas generales. Puede todavía ser utilizado para apoyo en elegir el Profesor Sustituto.
En Tiempo Real
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Al trabajar en Tiempo Real el registro de las ausencias es hecho en el momento en que ocurren o se inserta previamente (siempre que el profesor tenga conocimiento anticipado de que vaya a faltar). De esta forma puede utilizar el SG-Horarios para apoyar la decisión de las sustituciones (elección del Profesor Sustituto).
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Diferido en tiempo
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De esta forma el registro de ausencias y sustituciones se hace después de las ausencias ocurridas, no pudiendo así utilizar el SG-Horarios para ayudar en la elección del(s) profesor(es) sustituto(s). Se beneficia, sin embargo, de todo el tratamiento estadístico, listados, consultas, etc..
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La tabla de ausencias y sustituciones, puede, al cabo de algún tiempo, guardar anchos cientos o miles de registros. Al trabajar en tablas con muchos registros es vital que en cada momento tenga la posibilidad de filtrar (ver) sólo los registros que interesan. Haga clic en uno de los botones , y para filtrar el día actual, el mes actual y mostrar todos los registros. También puede filtrar por profesor, tipo de ausencia, etc... utilizando la caja que aparece en el encabezado de cada columna.
El SG-Horarios permite el acceso exclusivo al módulo de ausencias y sustituciones, impidiendo al usuario acceder a otras partes de la aplicación. El acceso exclusivo se realiza a través de una contraseña específica que debe ser configurada por el Administrador del programa en , .
Veamos a continuación las tareas principales al trabajar en la gestión de ausencias y sustituciones.
Tareas principales al gestionar ausencias/sustituciones:
Filtrar por período de tiempo
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Haga clic en uno de los botones de filtro por período: , y . Puede todavía filtrar entre dos fechas indicadas por el usuario;
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Añadir ausencias de los profesores
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Haga clic en el ícono de la Barra de Comando para llamar la ventana de registro de ausencias. A continuación elija el profesor que faltó, el período de la ausencia y haga clic en el botón ;
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Elegir el profesor sustituto
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Busque en la tabla de ausencias el día y el tiempo para el que desea encontrar el profesor(es) sustituto(s) y haga clic en el botón ;
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Alterar registro
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Haga doble clic sobre el registro que desea alterar;
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Hacer el tratamiento estadístico
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Haga clic en el botón de la barra de comando para hacer el tratamiento estadístico, imprimir listados de ausencias y sustituciones, etc.
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Toda la gestión de ausencias y sustituciones comienza con el registro de ausencias de los profesores. Puede rápidamente introducir la ausencia de un profesor durante un día entero, para un conjunto de días (cuando es presentado un certificado médico, por ejemplo) o sólo para algunos tiempos de un día.
Al registrar las ausencias de un profesor para un día el SG-Horarios registra ausencias para cada uno de los tiempos de ese día consultando el horario del profesor. Si el profesor tiene 5 tiempos en ese día el SG-Horarios registrará cinco ausencias. Este procedimiento también se aplica cuando registra la ausencia para un conjunto de días.
Cuando se tiene conocimiento de que un profesor está a ausentarse puede optar por registrar luego la ausencia para todo el día, evitando así tener que lo hacer para cada uno de los tiempos. Si el profesor no se ausentar en todos los tiempos es fácil eliminar las ausencias registradas.
Para registrar ausencias de los profesores:
| 1. | Haga clic en el botón de la Ventana Principal; |
| 2. | Una vez en la ventana de gestión de ausencias haga clic en el botón ; |
| 3. | Indique el profesor y el motivo de la ausencia en los campos respectivos; |
| 4. | Elija el día (o período de tiempo) en que el profesor faltó; |
| 5. | Haga clic en el botón . |
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La elección de los profesores sustitutos se realiza en la ventana de sustituciones. Esta ventana permite encontrar y registrar las sustituciones para todas las ausencias de un tiempo lectivo.
La ventana de sustitución muestra dos tablas:
Tabla superior
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La tabla superior muestra a los profesores ausentes en aquel tiempo lectivo. Al hacer clic en uno de los profesores el SG-Horarios actualiza la tabla inferior, calculando la puntuación de cada uno de los profesores sustitutos;
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Tabla inferior
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Muestra los Profesores Sustitutos (PS), o sea, profesores con la actividad Sustitución (o equivalente) en aquel tiempo lectivo. Para cada PS muestra el nº de puntos (barra gráfica) e indica aún si el profesor tiene el mismo grupo, asignatura o departamento del profesor seleccionado en la tabla superior. Haga doble clic en el PS para indicar al programa que aquel PS sustituye (o va a sustituir) el profesor seleccionado en la tabla superior.
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Son varios los criterios utilizados para localizar el Profesor Sustituto (a seguir designado PS) siempre que existen dos (o más) PS. En el SG-Horarios el apuramiento del PS puede tener en cuenta varios criterios, como por ejemplo:
| • | El PS tiene el mismo grupo del PF (profesor que faltó); |
| • | El PS enseña la misma asignatura del PF; |
| • | El PS es del mismo departamento del PF; |
| • | El número de sustituciones ya efectuadas por el PS. |
El usuario puede ajustar el "peso" de cada uno de estos criterios, o incluso descartar algunos de ellos, haciendo clic en la página de esta ventana. Para eso deberá indicar el número de puntos asignado a cada uno de los criterios anteriormente indicados. Una vez definidos los puntos para cada criterio, el SG-Horarios determina el número de puntos de cada uno de los PS. El profesor con mayor número de puntos será el más adecuado para efectuar la sustitución. El usuario puede, sin embargo, elegir cualquier de los Profesores Sustitutos.
Para elegir el(los) profesor(es) sustituto(s) para un tiempo lectivo:
| 1. | Entre en la ventana de y ; |
| 2. | Busque en la tabla de ausencias el día y el tiempo para el que desea encontrar un profesor(es) sustituto(s); |
| 3. | Haga clic en el botón ; |
| 4. | Seleccione el Profesor Sustituto para cada uno de los profesores que falten. Seleccione el profesor que falte (en la tabla superior) y haga doble clic en el profesor sustituto respectivo en la tabla inferior; |
| 5. | Haga clic en el botón . |
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Una vez registradas las ausencias y sustituciones puede utilizar el SG-Horarios para hacer el tratamiento estadístico, imprimir listados de ausencias y sustituciones, disponiendo de anchas opciones de configuración.
En la ventana de impresión de ausencias/sustituciones el usuario puede:
| • | Imprimir análisis estadístico (gráficos) pudiendo incluir Tasa de ausencias, tasa de sustituciones y tasa de presencias de los profesores de la escuela; |
| • | Imprimir un Listado de ausencias y /o sustituciones; |
| • | Definir el período de tiempo que debe ser procesado; |
| • | Marcar los profesores y/o grupos a procesar. |
Para imprimir ausencias y sustituciones:
| 1. | Haga clic en el botón de la Ventana Principal (sección ). En alternativa, si está en la ventana de Ausencias / Sustituciones haga clic en el botón ; |
| 2. | Seleccione los grupos/profesores que desea añadir; |
| 3. | Indique el tipo de output en la caja ; |
| 4. | Ajuste las varias opciones de configuración según sea necesario; |
| 5. | Haga clic en el botón o . |
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Nota
Las escuelas que continúan utilizando sus criterios para elegir el Profesor Sustituto (como por ejemplo la rotación) pueden concluir que no tienen ventajas en utilizar el SG-Horarios para este fin. Pueden, incluso, utilizar el módulo de Gestión de Ausencias y sustituciones para el tratamiento estadístico, listados, etc., pudiendo, en estos casos, registrar las ausencias diferidas en el tiempo (días o semanas después de haber ocurrido).
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